Arbejdsmiljøorganisationen og sygefravær

Siden arbejdsmiljøreformen i 2004, har det være et lovkrav, at virksomheder indarbejder information om arbejdspladsens sygefravær i deres ArbejdsPladsVurdering (APV).

Lovgivningen sidestiller det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø, hvilket betyder, at arbejdsmiljøorganisationen (AMO) skal vurdere sygefraværet i forhold til alle faktorer i arbejdsmiljøet. Dette gælder både når vi ser på det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø.

Når vi ser på arbejdsrelateret sygefravær på arbejdspladserne generelt, så skyldes det arbejdsulykker, overbelastning i muskler/led og psykisk overbelastning. Det kan dog ofte være svært at skelne 100 % mellem, hvad der er arbejdsrelateret og hvad der er private problemstillinger.

Det I, som AMO kan forholde jer til er: Hvordan fungerer medarbejderen på arbejdspladsen i forhold til de belastninger, som hun/han møder, og hvilken indflydelse har det på de øvrige kollegers arbejdsforhold/ trivsel.

I kan 1 - 2 gange om året, fx ved den årlige arbejds- miljødrøftelse, stille følgende spørgsmål i AMO:

• Har vi en fraværspolitik? Og i bekræftende fald, hvorfor har vi en fraværspolitik? Hvis I ikke har en politik, så lav en!
• Kender alle politikken - både når vi taler formål, form og indhold?
• Hvad er apotekets holdning til fravær?
• Hvilke mål har vi på apoteket for forebyggelse, fastholdelse og reduktion af fravær?
• Hvilke arbejdsmiljømæssige udfordringer skal vi være særlig opmærksomme på?
• Hvad har vi haft af fravær siden sidst? Er der sammenhæng mellem fraværet og arbejdsmiljøet?*
• Hvordan forholder vi os som AMO, hvis en kollega/medarbejder ikke kan komme tilbage på arbejdspladsen efter sygefravær?

Overvej også følgende spørgsmål:

• Har vi en åben og konstruktiv dialog om de ting, der kan føre til fravær
• Hvordan taler vi om fravær her på arbejdspladsen
• Er vores arbejdspladskultur præget af tillid eller mis- tillid til de sygemeldte
• Opfattes kontakt til den sygemeldte som omsorg eller kontrol

* I kan fx udarbejde en analyse af sygefraværet på baggrund af den viden I har om sygefraværet. Måske kan I dele fraværet op i langtidsfravær, korttidsfravær, barns sygdom, §56 mm., så det er lettere at skelne, hvor og hvad det er for typer fravær der er tale om.

 

Hvordan kan det konstaterede sygefravær forklares ud fra apotekets arbejdsmiljø? Nogle af de faktorer, der kan have betydning for fravær er:

• Manglende indflydelse
• Samarbejdsvanskeligheder
• Konflikter
• Arbejdspres
• Dårlige arbejdsstillinger
• Uafstemte forventninger
• Ulykker
• Personer med kroniske lidelser (§56)

På baggrund af mange års APV-arbejde på apotekerne er det CRECEAs erfaring, at når der er faktorer i arbejdsmiljøet, der har indflydelse på sygefraværet, er der et sammenfald med besvarelserne omkring det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø.

De senere år, er der en overvægt af psykiske faktorer. Derfor er det også vigtigt, at AMO har et særligt fokus på de trivselsfremmende faktorer. Det kan derfor være en god ide, at AMO fx i den årlige arbejds-miljøplanlægning, aktivt vælger et trivselsområde ud.
Det kan være at sætte fokus på områder som: kommunikation/tonen, hvordan spotter vi stress, hvordan håndterer vi pressede situationer, hvordan håndterer vi konflikter, mobning, forandringer mm.

Det er en god idé at udarbejde en sygefraværspolitik og hvis I allerede har en, så tag den op til revision med jævne mellemrum. Det er vigtigt, at politikken er kendt af alle og indeholder en beskrivelse af den måde, hvorpå man på apoteket ønsker at arbejde med sygefravær.

Det er vigtigt, at I afsætter tid til udformningen, så politikken er godt gennemarbejdet og dermed også funktionel, når den skal bruges.

Når I udarbejder en sygefraværspolitik, er det en god idé at starte med formålet.
Herefter er det vigtigt, at I tænker alle apotekets niveauer igennem fx ved hjælp af IGLO modellen.

IGLO står for:

Individ - Den enkelte medarbejder
Gruppe - Kollegaer
Ledelse - Ledelsen
Organisation - AMO

IGLO handler om, at det er et fælles ansvar for hele arbejdspladsen at sikre, at det psykiske arbejdsmiljø udvikles og forbedres. Hvert niveau har sine muligheder for at støtte op om arbejdspladsens trivsel, og begrebet IGLO gør det lidt nemmere at huske.

Formål: Det er vigtigt at beskrive, hvorfor I har en politik, og at det både handler om god trivsel og om, at I som arbejdsplads kærer om hinanden, både de, der er syge og de, der er på arbejde.

Individ
Hvad er det den enkelte skal gøre, og hvad er det der sker for den enkelte medarbejder?

• Sygemelding sker pr. telefon senest kl. xx (på første sygedag) til xx
• Raskmelding sker pr telefon senest kl. xx dagen før man møder ind igen
• Medarbejderen skal kontakte den nærmeste leder på 3. fraværsdag senest kl. xx, hvis fraværet fort-sætter. Dette for at give en status på sygeperioden og udsigterne for tilbagevenden til arbejdet
• Medarbejderen kontaktes af lederen efter xx dages fravær
• Der indkaldes til en sygefraværssamtale med lederen til afholdelse inden udgangen af 4. sygeuge
• Ved korttidsfravær indkaldes medarbejderen til samtale, når der har været (3) fraværsperioder inden for (3) mdr.
• Ved et bekymrende fravær, indkaldes medarbejderen til en samtale med lederen uanset fraværets omfang
• Der tilbydes et opstartsmøde inden tilbagevenden til arbejde efter længere fravær
• Medarbejderen kontakter lederen ved behov for deltidsfravær

Udfyld xx med de informationer, der passer på jeres apotek.

Gruppe
Hvordan påvirkes gruppen af kolleger, og hvad er der af tiltag i forhold til de, der er raske?

• Ved længere sygefravær fordeler lederen opgaver til de øvrige medarbejdere
• Kollegerne aftaler og koordinerer kontakten til den sygemeldte. Det handler både om omsorg og trivsel og går begge veje. Både i forhold til den syge kollega og de raske på arbejde
  
  

Ledelse
Hvilke opgaver ligger på ledelsesniveau? Her er det godt at huske at god kontakt til den sygemeldte medarbejder kan medvirke til kortere sygemelding og lette tilbagevending på arbejde.

• Lederen kontakter medarbejderen efter xx antal dage, for at høre hvordan det går.
  Er der noget arbejdspladsen kan gøre, er der eventuelt opgaver som medarbejderen kan klare, med hensyntagen til, at han/hun er syg?
• Det aftales individuelt både i forhold til, hvordan kontakten skal forløbe fremover, og eventuelt op-gaveløsning, hvis sygefraværet fortsætter
• Lederen indkalder til sygefraværssamtale for at af- dække behovet for hjælp og finde løsninger på kort og lidt længere sigt.
  Dette også ved tanke om behov for deltidsfravær. Denne samtale skal ifølge loven afholdes senest inden udgangen af 4. syge uge
• Under hele forløbet orienterer lederen de raske kolleger i det omfang, som er aftalt med den syge medarbejder
• Lederen anmelder sygefraværet til Apotekerforeningen

I forbindelse med anmeldelse til kommunen vil lederen blive bedt om at svare på følgende:

• Hvilke arbejdsfunktioner er påvirket af sygdommen
• Hvor længe har sygdommen påvirket arbejdet
• Har I forsøgt at tilpasse arbejdet til medarbejderens tilstand
  
  

Organisation
I AMO drøftes apotekets holdning til sygefravær og det er også her politikken behandles. Det kan være en god ide, at drøfte og beskrive følgende:

• Hvilke mål har apoteket for forebyggelse, fastholdelse og reduktion af fravær
• Hvilke arbejdsmiljømæssige udfordringer skal der være et særligt obs. på
• Hvilke regler, ansvar og opgaver er der for ledelsen, AMR og medarbejderne
• Hvordan håndteres sygefraværet og hvem der gør hvad
• Indsatser i forhold til den syge og til de, der er tilbage på arbejde
• Muligheden for deltidsrask/deltidssyg og håndtering af dette
• Mulige skånehensyn ved tilbagevenden på arbejde og eller ved deltidsfravær
• Overordnede retningslinjer for, hvordan apoteket forholder sig til sygefravær, langtids-/ korttidsfra-vær
• En procedure der kan træde i kraft ved længerevarende sygefravær. Lederen bør overveje, hvordan nødvendige opgaver omfordeles
• Overordnede overvejelser i forhold til ansættelse på andre vilkår
  
  

Bemærk
Det er vigtigt at beskrive fra start til slut:
Hvad og hvordan er forløbet - man melder sig syg, og hvad så? På den måde er alle informeret om forløbet, både de, der er så uheldige, at de skal melde sig syge, men også de, der er tilbage. Det er vigtigt, at alle kender proceduren for at skabe en fælles tryghed.

Husk at hele politikken har to spor - et der handler om den syge, og et der handler om de raske, der er på arbejde. Husk også at informere nyansatte og opdatere medarbejdere, der har været på orlov.

 

Når en medarbejder vender tilbage i arbejde efter længere fravær, er følgende punkter vigtige at overveje

• Det første møde
• Nedsat tid
• Udmelding til kollegerne
• De første arbejdsdage
• Arbejdsopgaver
• De fysiske rammer
• Faste møder med lederen

APV som redskab til inddragelse af sygefraværet

I APVen skal I vurdere om der er risikofaktorer i arbejds- miljøet, der har betydning for sygefravær.

Spørgsmålet om sygefravær i APVen kan fx lyde:

• Er der forhold i arbejdsmiljøet, der kan medvirke til sygefravær?
  Kan ændringer i arbejdsmiljøet bevirke, at sygefraværet mindskes?
• Eller som i den elektroniske APV:
  Der er ikke risiko for, at jeg bliver syg af at gå på arbejde på vores apotek (på grund af fx fysiske, er-gonomiske eller psykiske faktorer)
  
  

APV-processen er fra lovgiver tænkt som en arbejdsmetode og en dynamisk proces, der har til formål at fremme arbejdsmiljøet.

 

APVens faser

APVen skal kortlægge følgende:

• Det fysiske arbejdsmiljø
• Det ergonomiske område
• Det biologiske område
• Det kemiske område
• Det psykiske/psykosociale område

Og i alle områder skal det kortlægges, om der er risiko for ulykker og sygefravær.

Husk at arbejdet med sygefravær og trivsel er en løbende proces, der har et starttidspunkt men aldrig et sluttids-punkt.

Har I spørgsmål eller kommentarer, så kontakt endelig CRECEA.